Outsourcing and Information Management

מיקור חוץ וניהול מידע – מחקר השוואתי של חברות קטנות וגדולות בצרפת, איטליה ויפן

מאמר זה בוחן תהליכי מיקור חוץ בחברות קטנות וגדולות במדינות שונות. תהליכים אלו גברו בכל שלושת המדינות, והנטייה בעשור האחרון הייתה לערב ספקים בשלב פיתוח המוצר. מצאנו כי ככל שהיחסים בין הספקים למשתמשים מתאפיינים בתקשורת הדדית, עיבוד מידע מבוזר וכוח חוזי מאוזן, כך יש תמריץ רב יותר לחולל ידע ולעודד חדשנות באופן אוטונומי. מצד שני, ניתן להסיק מכך כי פגיעה בשיווי המשקל החוזי ובכוח המיקוח של השחקנים השונים עלולה לפגום בניהול המידע ולהזיק לייצור הידע. ב- 30 השנים האחרונות חל גידול בהיקף מיקור החוץ וקבלנות המשנה במדינות המתועשות, ושווקים מאורגנים אנכית הוחלפו בהדרגה על ידי רשת מבוזרת של ספקים. התוצאה היא תלות הדדית גוברת בכל הנוגע למידע ואסטרטגיה.

קיימים מספר הסברים לעלייה במיקור החוץ. לחברות גדולות יש עלויות בירוקרטיות גבוהות ועלויות עיבוד מידע, ונראה כי האסטרטגיה הטובה ביותר היא התמקדות ביכולות הליבה והעברת הייצור של פעילויות אחרות. החברות שיישמו אסטרטגיית ניתוק (disintegration) הציגו יעילות רבה יותר ביפן, צרפת ואיטליה. למיקור חוץ וניתוק יש יתרונות נוספים, בעיקר בנוגע לחדשנות מוצרים ותהליכים, ומחקר ופיתוח. בנוגע לארגון הייצור ומבנה השוק, מיקור חוץ פירושו כי החברה מאצילה פונקציות שאינן נכללות ביכולות הליבה שלה לחברה אחרת, המתמחה בהן. התנהלות זו מובילה לחלופה של מידע קנייני בין הספק למשתמש. מטרת המאמר היא להראות כי ככל שהספק נהנה מיותר חופש החלטה אוטונומי, כך משתפרים ביצועי הרשת במונחי חדשנות ויעילות דינאמית.

מיקור חוץ בחברות גדולות

מודל קבלנות המשנה היפני מבוסס על א-סימטריה בכוח המיקוח בין חברות גדולות במורד הזרם לבין חברות קטנות במעלה הזרם. בעבר, המטרה העיקרית של קבלנות המשנה הייתה הפחתת עלויות שונות. חוסר איזון זה הוביל ללחץ תחרותי על הספקים, שנאלצו להפחית עלויות תוך עמידה בהתחייבויות. במשך הזמן, יחסים אלו הפכו למורכבים יותר. לפי אסנומה, יחסי קבלנות המשנה ביפן כוללים 4 מאפיינים עיקריים: 1) היחסים הם ארוכי טווח, ונקבעים על ידי מחזור חיי המוצר. 2) היחסים הם מוסדיים והיררכיים, והקבלנים מסווגים לפי סוג המוצר: הסוג הראשון הינו מוצרים מסחריים, הנרכשים בשוק ללא מעורבות של החברה הגדולה. קבלנים אלו הם אוטונומיים ונבחרים על בסיס איכות. הסוג השני הוא מוצרים מוזמנים, המתוכננים על ידי החברה, הספק, או שניהם יחד. שני מקרים אלו מהווים את הדרגה הראשונה בהיררכיה של קבלני המשנה: ספקים וחברות מרמה-ראשונה. 3) היחסים הם חוזיים ומתאפיינים בהליכים ספציפיים. לפיכך, היחסים ביפן מתאפיינים בשיתוף פעולה ותחרות, המתקיימים בו-זמנית. התחרות הינה דומיננטית בשלב הבחירה בקבלן, אך עם זאת, לחברה יש אינטרס לשתף פעולה ולשמור על יחסים יציבים עם הקבלן ולהימנע מעלויות הכרוכות בהחלפתו. הידע הנובע מיחסים אלו  הינו כפול: ידע טכני הנוגע למוצר, וידע “יחסי” הנובע משיתוף הפעולה והתחרות. שיתוף המידע מוביל לתיאום תהליך הייצור, ביסוס שפה משותפת, ואוטונומיות של הספק. כלומר, רשת זו נהנית מיתרונות של מומחיות (מידע ספציפי הנוגע למוצר) ושיתוף ידע כללי (חלופת מידע וידע קולקטיבי). במהלך שנות ה- 90 מבנה קבלנות המשנה ביפן עבר שינוי ברור לכיוון של שותפות רבה יותר ויחסים אופקיים יותר.

באיטליה, רוב החברות הגדולות יישמו מיקור חוץ המותאם למאפייני קבלני המשנה, תוך שינוי  הארגון הפנימי שלהן. קבלנים מרמה-ראשונה החלו לעסוק לא רק בייצור, אלא גם בחדשנות טכנולוגית, שירותים שונים ותכנון רכיבים. קרסטנלו מבדיל בין שני סוגי ספקים בתעשיית הטקסטיל באיטליה, לפי מידת האוטונומיות: 1) הספק התלוי, המבצע את הוראות החברה המעסיקה. אלו יחסים היררכיים הכוללים מידע חד-כיווני. 2) ספק אוטונומי, המעורב בתכנון המוצרים. ספק זה מתמודד עם לחץ תחרותי מצד ספקים אחרים, אך נהנה מכוח מיקוח רב יותר.

המחקרים שבחנו את חברת פיאט האיטלקית מצאו כי היא מיישמת מיקור חוץ נרחב. בשנות ה- 70 וה- 80 מיקור החוץ כלל בעיקר שלבי ייצור זולים יחסית, אך מאז הוא כולל גם שלבים מורכבים יותר ושירותים חיוניים. המאפיין הבולט ביותר של תהליך זה הוא ירידה של 38% בתעסוקה בפיאט בשנות ה- 90, למרות רמת תפוקה זהה. צמצום העובדים לווה בתכנון מחדש של יחסי הספקים. קבלני המשנה מתחלקים ל- 3 קבוצות: קבלנים מרמה-ראשונה מייצרים רכיבים מורכבים המתוכננים בשיתוף עם פיאט, ושתי הקבוצות האחרות מייצרות מוצרים מתוקננים ופועלות באופן עצמאי יותר.

הסיבה העיקרית למיקור החוץ היא מומחיות. הקבלנים נבחרים על סמך ידע טכני ספציפי, ולאו דווקא עלויות נמוכות. קבלנים מרמה-ראשונה מבצעים משימות ספציפיות לפי מודולים. פיאט ארגנה את תהליך הייצור באופן המאפשר למידע הנחוץ עבור השלבים השונים לעבור עיבוד באופן אוטונומי. בעוד שבעבר הספקים עסקו בייצור בלבד, כיום שרשרת האספקה הינה מבוזרת: תיאום סימולטני כולל דורש גישה לרצף התפעול המלא בכדי לערוך התאמות לפי שינויים בביקוש במורד הזרם. כלומר, מצב זה דורש קשר בין המשתתפים ברשת, ותהליך קבלת ההחלטות מערב גם את היצרן וגם את קבלני המשנה. כך הספק זוכה לכוח מיקוח והיחסים בין הספק לחברה הופכים למאוזנים יותר. במצב זה משך היחסים הינו קריטי, ומאפשר לצדדים ליהנות מהיתרונות של אינטגרציה אנכית ולהימנע מהחסרונות שלה. פיאט סבלה בנוסף ממיקור חוץ מוגזם, שהוביל לכך שהחברה איבדה שליטה על חלק מפונקציות המחקר והפיתוח שלה.

בצרפת, היחסים עם הספקים מוגדרים באופן הולך וגובר בתור “שותפות”, הכוללת התחייבויות שונות משני הצדדים. עד שנות ה- 70, הדומיננטיות של החברה הגדולה על הספקים הייתה מוחלטת, והיחסים התבססו בעיקר על הפחתת עלויות. יחסים היררכיים אלו התאפיינו בהזמנות פתוחות (ללא חוזים), תחרות גבוהה בין הספקים, והיעדר אוטונומיות לספקים. מאז שנות ה- 70 יחסים אלו השתנו, וכללו ניתוק אנכי של החברות הגדולות וחיקוי של מספר מאפיינים הדומים למודל היפני: אמון ומחויבות הדדית; מומחיות טכנולוגית של הספק; זמני אספקה קצרים; יחסים ממושכים וחוזיים. יש להבדיל בין שני שלבים: בשלב הראשון, בעיקר בשנות ה- 80, היצרנים בצרפת החלו ליישם מיקור חוץ בכדי להפחית עלויות, תוך שמירה על יחסים היררכיים. השלב השני, שהתרחש בעיקר בשנות ה- 90, כלל יחסי שיתוף פעולה עם ספקים מסוימים, שלקחו חלק בשלבים מוקדמים יותר של פיתוח המוצר. מאז, הספקים הפכו למעורבים יותר בפיתוח ובחדשנות, וחל שיתוף רב יותר ברווחים ובמידע.

ניתן לבסס מספר השערות תיאורטיות על סמך דוגמאות אלו: 1) חברות גדולות נוטות לפתח רשתות אופקיות עם ספקי הרמה-הראשונה, המעורבים לא רק בהפחתת עלויות וחסכון בזמן, אלא גם בתכנון משותף ובחדשנות. 2) ברמה הראשונה של רשת הספקים קיימת זרימת מידע דו-כיוונית בין החברה לספקים. 3) תהליכים אלו מקטינים את גודל החברות ומשפרים את יכולת החדשנות האוטונומית של הספקים.

מיקור חוץ בחברות קטנות

בדומה לחברות הגדולות, במהלך שנות ה- 90 יחסי הספקים בקרב חברות קטנות ביפן התרחקו מאוריינטציה של הפחתת עלויות לכיוון אינטראקציות מורכבות יותר. מצב זה הוביל להתמחות גבוהה יותר אצל החברות הקטנות, ויצר מבני רשתות הכוללים תקשורת אינטנסיבית יותר בין חברות קטנות, גמישות והתארגנות אופקית. משבר הין של תחילת שנות ה- 90 גרם לזעזוע חיצוני שהוביל לתהליך סלקציה בקרב קבלני המשנה, שהפעילות היצרנית שלהם פחתה לטובת השקעות חיצוניות ישירות. בו-זמנית, ההתמחות הייתה נחוצה בכדי להתמודד עם השיפורים הטכנולוגיים בתעשייה. שינויים אלו מסבירים מדוע מיקור חוץ הפך לדפוס היחסים העיקרי גם בקרב חברות קטנות: המומחיות אפשרה להן לעבד מידע ביעילות ולקיים יחסים מאוזנים וחדשניים יותר עם חברות קטנות אחרות. בנוסף, תהליך זה העצים את החשיבות של אשכולות תעשייתיים של חברות קטנות ביפן.

מחקר שפורסם לאחרונה באיטליה מראה כי תהליך מיקור החוץ, המתאפיין במומחיות ואיכות מוצר, מערב רק חברות השייכות לאותה מערכת מקומית, שבה שיתוף הפעולה האנכי מבוסס על יחסים ארוכי טווח והסכמי אקס-אנטה. חלק משמעותי ביחסים בין החברות הקטנות מתאפיין במעבר מיחסים חד-כיווניים לדו-כיווניים. שינוי זה מוסבר על ידי שני גורמים: ראשית, ההתפתחויות הטכנולוגיות הובילו להתמחות רבה יותר בקרב החברות הקטנות. שנית, שווקי הקצה של התעשייה האיטלקית הפכו למפוצלים. מערכות מקומיות אלו מרוכזות בעיקר ב- 3 מאקרו-סקטורים: אופנה, מוצרים ביתיים, והמיכון המשמש את שתי תעשיות אלו. אסטרטגיות השוק של חברות אלו תלויות בחדשנות רבה, שירותים ובידול מוצרים, הדורשים מיקור חוץ גבוה וספקים אוטונומיים.

בצרפת מתרחש תהליך דומה של מעבר לאשכולות ייצור. המעורבות הגבוהה של הספקים בתכנון המוצרים ובחדשנות והניתוק האנכי הובילו לאזורי מומחיות שבהם הקשרים בין החברות הקטנות מאפשרים ניצול של הכלכלה החיצונית דרך התרחבות הרשתות האזוריות. התפתחות השותפויות בין חברות קטנות וגדולות ובין קבלנים למעסיקים הינה הגורם העיקרי המשפר את התפוקה, ותהליך זה שיפר את התחרותיות הבין-לאומית של התעשייה הצרפתית.

מיקור החוץ בחברות קטנות תומך בהשערות דומות לאלו שתוארו מעלה: 1) חברות קטנות מפתחות מומחיות בשלבים צרים יותר של שרשרת הייצור. 2) בשנות ה- 90 חברות קטנות יישמו מיקור חוץ של פעילויות שלא היוו חלק מיכולות הליבה שלהן, ובכך שיפרו את יכולת החדשנות. 3) תחרות אופקית כרוכה בעלויות תקשורת גבוהות יותר, אך משמרת יעילות. לפיכך, במהלך שנות ה- 90 ניתן לראות מיקור חוץ המערב ספקים מרמה-ראשונה בתהליכי קבלת ההחלטות, ארגון הייצור ופיתוח מוצרים. מצב זה מוביל לא רק ליעילות סטאטית (הפחתת עלויות) אלא גם ליעילות דינאמית (חדשנות).

הרשת כיצרנית מידע

הנחת היסוד שלנו היא כי מידע הוא החלק היחיד בידע אותו ניתן להעביר הלאה. כלומר, מידע הינו ידע מפורש, המתוקשר לאחרים. תהליך יצירת הידע כולל איסוף מידע על ידי הסובייקט, המשלב אותו בידע הקודם שלו, כאשר התוצאה היא ידע חדש המתוקשר באופן חלקי לאחרים. לפיכך, הפעילות ברשת כוללת את הפצת המידע הנחוץ שבו מחזיקים מקבלי ההחלטות השונים. הרשת זקוקה לתיאום בין המשתתפים תוך צמצום העברת הידע, ובאופן זה ניהול המידע הופך למשתנה עיקרי המסביר הבדלים בביצועים בין מבנים ארגוניים שונים. יעילות הארגון תלויה במידת הביזור האופטימאלית המאפשרת לכל חברה לאסוף ולעבד את כל המידע הרלוונטי למומחיות שלה. על ידי התמחות בעיבוד של מערך מצומצם יותר של מידע, כל חברה יכולה לבסס התאמה מלאה בין המידע אותו היא מעבדת לבין המידע החיוני לידע אותו היא מיישמת.

מודל שלבי של מיקור חוץ

ניתן לחלק את ניהול המידע ל- 3 שלבים: 1) איסוף מידע. שלב זה כרוך בבחירה של ספקי המידע ובקריטריונים לאיסוף, ובעלויות שונות אותן ניתן להפחית באמצעות מומחיות באיסוף מידע וצמצום היקף האיסוף. פיצול האיסוף והעיבוד מוביל ליותר עלויות. שלב זה מתייעל כאשר הספק והמשתמש שומרים על יחסים ממושכים. 2) עיבוד מידע. המידע שנאסף בשלב הראשון משולב בידע הקודם של מקבל ההחלטות. העלויות בשלב זה נובעות מהתאמת ההחלטה לסובייקטים האחראים ליישומה (עלויות התאמה) ומהזמן החולף מעיבוד המידע ועד יישום החלטה (עלויות תקשורת). רשתות מבוזרות מאפשרות לצמצם עלויות אלו. 3) העברת המידע. שלב זה כולל בחירה בשיטות ההעברה ובנמענים. העלויות בשלב זה הן עלויות העברה (התלויות במיומנות של מעביר המידע) ועלויות הטמעה (התלויות ביכולתו של הנמען להשתמש במידע ולחולל ידע). ברשתות היררכיות העלויות גוברות כתוצאה מהפער בין השכבות השונות. לפי סיווג זה, ניתן להגדיר את ביזור המידע בתור הגדלת חלק המידע המעובד על ידי אותו סובייקט האחראי לאיסופו. ביזור המידע בחברה גובר כאשר הרמות העליונות אינן נדרשות לעבד מידע הקשור בפעילות הספציפית, והרמות הנמוכות אוספות ומעבדות את המידע ישירות. הרשת היא היררכית וריכוזית כאשר היא כוללת חברה בודדת המעבדת את כל המידע, כולל מידע הנאסף על ידי משתתפים אחרים ברשת. ברשת מבוזרת ופוליארכית, החברה האוספת את המידע מסוגלת לעבד אותו בעצמה.

ניתן לחלק את היחסים בין הספקים למשתמשים ל- 3 שלבים, לפי המידע המועבר: 1) הפצת המידע, הכוללת מיקור חוץ של הקלט ובחירה בספקים. 2) שיתוף המידע, הכולל שיתוף פעולה בין המשתמש לספק ביצירת אבטיפוס של הקלט ובהשקעה. 3) יצירת מודול של המידע, שבו הספק מייצר את הקלט ומסוגל לבצע שינויים אוטונומיים בתהליך והמשתמש מטמיע את הקלט במוצר.